Vom Erstgespräch zum Auftrag

Akquise endet nicht beim Termin. Der Abschluss entscheidet.

Das Ziel des Erstgesprächs

Viele Personalberater verwechseln das Erstgespräch mit einer Präsentation ihrer Dienstleistungen. Falsch.

Das Ziel ist nicht, zu verkaufen. Das Ziel ist, zu verstehen.

Wer den Bedarf wirklich versteht, muss nicht verkaufen. Die Lösung verkauft sich selbst.

Die Struktur eines erfolgreichen Erstgesprächs

1. Rahmen setzen (2 Minuten)

Klären Sie zu Beginn:

• Wie viel Zeit haben wir?
• Was ist das Ziel des Gesprächs?
• Was passiert am Ende?

„Ich schlage vor, dass ich erst verstehe, wo Sie stehen und was Sie brauchen. Dann schauen wir, ob und wie ich helfen kann. Am Ende entscheiden wir beide, ob ein nächster Schritt Sinn macht. Passt das?"

2. Situation verstehen (15-20 Minuten)

Fragen, die Sie stellen sollten:

• Welche Position(en) müssen Sie besetzen?
• Warum ist die Position offen? (Wachstum, Nachfolge, Fluktuation)
• Wie lange suchen Sie schon?
• Was haben Sie bisher versucht?
• Was macht die Besetzung schwierig?
• Was passiert, wenn die Position nicht besetzt wird?

Die letzte Frage ist entscheidend — sie zeigt die wahren Kosten des Problems.

3. Passung prüfen (5 Minuten)

Nicht jeder Kunde ist der richtige Kunde. Prüfen Sie:

• Passt die Suche zu Ihrer Spezialisierung?
• Ist das Budget realistisch?
• Ist der Zeitrahmen machbar?
• Stimmt die Chemie?

Es ist okay, Nein zu sagen. Besser kein Auftrag als ein schlechter Auftrag.

4. Lösung skizzieren (10 Minuten)

Jetzt — und erst jetzt — sprechen Sie über Ihre Arbeitsweise:

• Wie würden Sie diese Suche angehen?
• Was unterscheidet Ihren Ansatz?
• Welche Ergebnisse sind realistisch?
• Wie sieht der Prozess aus?

Keine generische Präsentation. Konkret auf das eingehen, was Sie gerade gehört haben.

5. Nächste Schritte (5 Minuten)

Klare Handlung vereinbaren:

• „Ich schicke Ihnen bis morgen ein Angebot"
• „Wir telefonieren am Donnerstag, um offene Fragen zu klären"
• „Sie besprechen es intern und melden sich bis Freitag"

Nie ohne konkreten nächsten Schritt aus dem Gespräch gehen.

Die 3 häufigsten Fehler

Fehler 1: Zu viel reden

Faustregel: Der Kunde sollte 70% der Zeit sprechen, Sie 30%.

Fehler 2: Zu schnell pitchen

Erst verstehen, dann lösen. Wer zu früh pitcht, wirkt wie ein Verkäufer.

Fehler 3: Kein klarer Abschluss

„Melden Sie sich, wenn Sie soweit sind" ist kein Abschluss. Konkret werden.

Nach dem Gespräch

• Sofort: Zusammenfassung per E-Mail (was besprochen, was vereinbart)
• Innerhalb 24h: Angebot senden (wenn vereinbart)
• Follow-up: Zum vereinbarten Zeitpunkt nachhaken

Geschwindigkeit signalisiert Professionalität. Wer 3 Tage für ein Angebot braucht, wirkt nicht wie die erste Wahl.

Die Abschlussquote verbessern

Wenn Sie viele Gespräche führen, aber wenige Aufträge gewinnen:

• Qualifizieren Sie früher (nicht jedes Gespräch lohnt sich)
• Verstehen Sie den wahren Bedarf (nicht den oberflächlichen)
• Zeigen Sie spezifische Relevanz (keine generischen Pitches)
• Schaffen Sie Dringlichkeit (was kostet Warten?)